Справочное руководство

Документ "Смета" в программе Смета 2007.

Как известно, составление сметы в программе Смета 2007 объединено в один процесс с составлением Дефектовки. Составляя дефектовку, вы составляете смету. Поэтому, сам документ "Смета" просто формируется программой Смета 2007 на основе уже составленной Дефектовки. Именно формируется, как окончательная, нередактируемая форма документа Смета!

Программа Смета 2007 может формировать Документ Смета в трёх различных форматах: "шестиграфка" (представлен на рис.1), "девятиграфка" и "ресурсная смета". Подробнее читайте в разделе Форматы документа "Смета".

Рис.1: Документ Смета и группа инструментов "Смета" на ленте Excel.

В программе Смета 2007 предполагается, что все документы, относящиеся к одному договору подряда: Дефектовка, Смета, Акт КС-2 и т.д. хранятся в одном файле Excel, поэтому сформированная Смета будет размещена в том же файле Excel, что и родительская Дефектовка.
Если нужно отправить Смету Заказчику, создайте копию документа "Смета", поместив его в новую книгу (чтобы в отправляемом Заказчику файле находилось только то, что предназначено для него, т.е. только Смета). Воспользуйтесь для этого специальной кнопкой "Копировать" со вкладки "Смета 2007" ленты Excel или сделайте копию "вручную", стандартными средствами Excel.
Также можно экспортировать Смету в PDF-файл (впрочем, как и любой другой активный в данный момент лист рабочей книги) и отправить её Заказчику в нередактируемом формате.

Создание документа "Смета".

После того, как Дефектовка составлена, лимитированные затраты добавлены (при необходимости) и, таким образом, планируемые затраты и сметная стоимость объекта определены, настало время сформировать Смету для Заказчика.

Повторюсь, документ Смета формируется программой на основе документа Дефектовка! Для создания документа Смета необходимо, находясь на исходном документе Дефектовка, кликнуть на кнопке "Смета" на ленте Excel.

В результате отобразится окно "Свойства документа Смета", в котором необходимо установить параметры создаваемой Сметы: указать Заказчика, Подрядчика, номер Сметы, номер, дату Договора и некоторые другие параметры.

Рис.2: Окно "Свойства документа Смета".

При создании Сметы в поле "Название сметы (предмет договора)" окна "Свойства документа Смета" программа подставляет "Название объекта" из родительской Дефектовки, т.е. значение ячейки "A5" (с именем "DefName"). При необходимости, предлагаемый вариант можно изменить.

Чтобы в создаваемой Смете к названию сметы добавить адрес объекта, установите галочку "Включить в название сметы адрес объекта". При установке этой галочки программа предложит в качестве адреса объекта юридический адрес Заказчика, если он заполнен в соответствующем поле в Справочнике контрагентов. Естественно, предложенный адрес, как и название Сметы, тоже можно изменить.

Результат установки галочки "Печатать подписи Составил и Проверил в конце сметы", думаю понятен, а вот результат установки галочки "Включить лимитированные затраты в стоимость материалов" поясним отдельно.

Если установить галочку "Сохранить настройки", то в случае нажатия кнопки "Ok" установленные для данной сметы настройки будут сохранены в файле настроек программы и в следующий раз, при создании новой сметы будут использованы как настройки по умолчанию. Изменить сохранённые таким образом настройки для документа Смета можно в окне "Параметры".

После установки всех параметров Сметы и нажатия кнопки "Ок" Смета будет сформирована.

Редактирование Сметы. Окно "Свойства документа Смета".

В концепции программы Смета 2007 какое-либо редактирование непосредственно документа "Смета" НЕ предусмотрено. Другими словами, документ Смета - НЕ редактируемый документ!
Именно поэтому в группе инструментов "Смета" (на рис.1 выделена красным прямоугольником) на ленте Excel не предусмотрено никаких кнопок или меню, предназначенных для редактирования документа "Смета" кроме кнопки "Исправить нумерацию". Там присутствуют только кнопки, используемые для создания документов, для которых документ Смета является исходным документом.

При необходимости внести какие-либо изменения в смету, делать это нужно в Дефектовке, т.е. нужно "вернуться" в документ Дефектовка, внести необходимые изменения и после этого заново сформировать Смету. При этом существующая Смета, после подтверждения пользователем (рис.3), будет перезаписана.

Рис.3: Запрос на перезапись существующей Сметы.

Фактически, после нажатия кнопки "Да" в окне с рис.3, программа удалит лист рабочей книги, содержащий существующую Смету и продолжит вышеописанную процедуру создания новой Сметы. Очевидно, что при нажатии кнопки "Нет" в этом окне, процедура "перезаписи" Сметы будет отменена.

Таким образом, всё редактирование документа Смета может заключаться только в изменении параметров Сметы, которые устанавливаются через окно "Свойства документа Смета" (рис.2).

Форматы документа "Смета".

Программа Смета 2007 может формировать Документ Смета в трёх различных форматах: "шестиграфка" (представлен на рис.1), "девятиграфка" и "ресурсная смета".

В формате "шестиграфка" смета располагается в 6-ти столбцах по вертикали и имеет книжную ориентацию листа при печати.
Формат "девятиграфка" отличается от "шестиграфки" тем, что та же самая информация "растянута" на 9 столбцов и при печати документа ориентация листа будет альбомная.
Способ представления разделов, расценок и материалов в этих двух форматах - такой же, как в Дефектовке: расценка и привязанные к ней материалы.

Формат "ресурсная смета" разработан для тех, кто привык "отделять" расценки от материалов. В формате "ресурсная смета" документ будет иметь 6 столбцов и книжную ориентацию листа, но! В смету будут перенесены все разделы Дефектовки, которые будут содержать только расценки, без привязанных к ним материалов, а все материалы из всех разделов будут сгруппированы и вынесены в ещё один отдельный раздел.

Формат, в котором будет формироваться документ Смета, настраивается в окне "Параметры" программы Смета 2007 в разделе, посвящённом документу Смета либо путём установки галочки "Запомнить и больше не спрашивать" в окне выбора формата сметы (рис.4).

Если в настройках для документа "Смета" в окне "Параметры" установленна галочка Спрашивать каждый раз перед созданием сметы, то каждый раз при создании документа Смета будет выводиться окно "Выбор формата сметы", предлагая выбрать формат создаваемой Сметы.

Рис.4: Выбор формата создаваемой Сметы.

Если вы всегда создаёте сметы в одном и том же формате, выберите нужный формат и установите галочку "Запомнить и больше не спрашивать" в этом окне, чтобы в дальнейшем, при создании Сметы, запрос выбора формата не выводился и Смета всегда создавалась в выбранном формате.

Изменить/настроить формат создаваемых Смет и не/вывод запроса формата при создании Сметы можно изменить в настройках программы. Кстати, установка галочки "Запомнить и больше не спрашивать" в окне "Выбор формата сметы" (рис.3) равносильно снятию галочки Спрашивать каждый раз перед созданием сметы в настройках для документа "Смета" в окне "Параметры" (рис.5).

Настройки документа "Смета" в окне "Параметры".

Документ Смета имеет некоторые настройки, которые используются для установки значений по умолчанию при его создании. Установка (изменение) этих настроек производится в окне "Параметры" в разделе "Смета". Чтобы открыть окно "Параметры" кликните по одноимённой кнопке на вкладке "Смета 2007" ленты Excel.

Рис.5: Настройки для документа Смета в окне "Параметры".

Настройка "Включить лимитированные затраты в стоимость материалов".

Рассмотрим блок итогов "Сметная стоимость" (рис.6 в красном прямоугольнике), расположенный в "шапке" документа Смета. Он предназначен исключительно для того, чтобы продублировать итоговую стоимость по смете из "подвала" документа Смета (рис.7) на её первую страницу.
Это сделано по двум причинам: во-первых, для удобства, чтобы не листать до конца сметы, чтобы узнать сумму "Итого по смете", а во-вторых, чтобы свести всю значимую информацию на один, титульный лист печатного документа.

Рис.6: Итоги по смете в "шапке" документа Смета.

Здесь нас интересуют три ячейки, которые, посредством установленных в них формул, транслируют на первый лист документа его итоги (дважы кликнув на конкретной ячейке можно увидеть формулу, установленную для этой ячейки, а также ячейки, на которые ссылается эта формула).

Настройка "Включить лимитированные затраты в стоимость материалов" влияет исключительно на формулу, которая будет установлена программой для ячейки F11 (Стоимость материалов), см. рис.6 и таблицу:

Обратите внимание на итоги документа Смета. На рисунке 7 строки 156 и 157 отображены специально, чтобы показать, что они в документе присутствуют, хотя на самом деле в сформированом документе Смета строки 156 и 157 скрыты, как "лишняя" (в этом месте) для визуального восприятия информация.

Рис.7: Итоги по смете. Скрытые строки.

Эти строки присутствуют в документе потому, что содержащиеся в них суммы "в т.ч. стоимость работ" (ячейка F156 или "ItogoStoimostRabot) и "в т.ч. стоимость материалов и машин" (ячейка F157 или "ItogoStoimostMaterialov) используются в формулах ячеек F10 и F11, отображающих эти значения на "титульном" листе Сметы (рис.6).

Однако, "Всего по смете" не всегда равно "стоимость работ" + "стоимость материалов"!
Если в смете присутствуют строки Лимитированных затрат (на рис.7 это только строка 159, хотя их может быть и несколько), тогда "Всего по смете" будет равно "стоимость работ" + "стоимость материалов" + "сумма всех строк Лимитированных затрат"!

Так вот, если в натройках (или в окне "Свойства документа Смета") не установлена галочка "Включить лимитированные затраты в стоимость материалов", то на титульном листе Сметы значение в ячейке F9 (Сметная стоимость) будет больше, чем сумма значений в ячейках F10 и F11 (Стоимость работ и Стоимость материалов рис. 6) и это может вызвать у Заказчика "никому не нужные вопросы".

При установленной галочке "Включить лимитированные затраты в стоимость материалов" с арифметикой на титульном листе будет "всё в порядке": в ячейке F11 будет отображаться разность между "Сметной стоимостью" и "Стоимостью работ", т.е. сумма "стоимости материалов" и "стоимости лимитированных затрат" вместе взятых.