Справочное руководство

Документ "Акт КС-2" в программе Смета 2007.

Документ "Акт о приёмке выполненных работ" формируется программой Смета 2007 в соответствии с унифицированной формой КС-2, утверждённой постановлением Госкомстата России от 11.11.1999 № 100.

     

Скачайте один из файлов слева, чтобы увидеть как выглядит Акт о приёмке выполненных работ, создаваемый программой Смета 2007.

Акт о приёмке выполненных работ КС-2 создаётся программой Смета 2007 на основе документа Смета! Если в текущей рабочей книге Excel несколько документов Смета (несколько приложений к Договору), то к каждой смете создаётся свой Акт КС-2 или, при поэтапном закрытии работ, своя цепочка Актов КС-2.

Да, в случае если Договор необходимо процентовать поэтапно, программа Смета 2007 предоставляет возможность создать несколько Актов КС-2.

При создании Акта выполненных работ КС-2 вы можете задать процент выполнения, на который необходимо запроцентовать работы. Кроме того, программа учитывает уже запроцентованные в предыдущих Актах объёмы, дабы не запроцентовать их ещё раз.

Акт выполненных работ КС-2, в свою очередь, является исходным документом для формирования и заполнения данными ещё одного документа - "Справка КС-3" - справки о стоимости выполненных работ и затрат.

Создание документа "Акт КС-2". Мастер создания Акта КС-2. Шаг 1.

Акт КС-2 создаётся на основе имеющейся в рабочей книге Сметы. Как известно, в рабочей книге может быть одна или несколько Смет, относящихся к одному Договору. На основе каждой Сметы может быть создан один или несколько (в случае поэтапного закрытия) Актов КС-2. Программой не предусмотрена возможность создания Акта КС-2, объединяющего в себе работы из разных Смет.

Итак, чтобы создать Акт о приёмке выполненных работ КС-2, необходимо активировать исходную Смету, т.е. лист рабочей книги, содержащий Смету, на основе которой вы собираетесь создать Акт КС-2.

При активации листа, содержащего документ "Смета", на вкладке "Смета 2007" ленты Excel станет доступна группа команд, применимых к документу Смета и в их числе кнопка "Создать КС-2".

Рис.1: Кнопка "Создать КС-2" на ленте Excel.

Кликните на кнопке "Создать КС-2".
После нажатия кнопки будет произведена проверка структуры исходной Сметы на наличие ошибок. Если ошибки будут найдены, исходная смета признаётся непригодной для создания Акта, о чём выводится соответствующее сообщение и процесс прерывается. (Ошибки структуры документа Смета могут возникнуть при неграмотном (некорректном) редактировании пользователем документа Смета созданного программой. При наличии подобных ошибок рекомендуется удалить лист, содержащий "испорченный" документ и сформировать его средствами программы заново, без последующего ручного редактирования).

Далее, в случае успешной проверки, производится анализ данных исходной Сметы, поиск в текущей рабочей книге возможно существующих предыдущих Актов КС-2, созданных ранее на основе этой же исходной Сметы и анализ данных этих Актов. Собранные таким образом данные используются для предварительного заполнения полей "Мастера создания Акта КС-2", окно которого и отображается далее пользователю.

Рис.2: Мастер создания первого Акта КС-2. Шаг 1.

Рис.3: Мастер создания следующего Акта КС-2. Шаг 1.

Рассмотрим параметры создания Акта КС-2, расположенные на 1-ом шаге Мастера.
(Установленные программой значения всех параметров, доступных в окне Мастера, можно изменить.)

Здесь можно установить номер (порядковый номер Акта в пределах одного Договора) и дату составления создаваемого Акта. Эти два параметра доступны и на 1-ом, и на 2-ом шагах Мастера.

Ниже отображена информация об исходной Смете и сумме "итого" по этой смете. В окне, изображённом на рисунках 2 и 3, Акт КС-2 создаётся на основе Сметы №1 от 03.03.2025г. Здесь же справочно показана итоговая сумма исходной сметы - 1 332 456 рубля 94 копейки.

Ещё ниже предоставляется возможность выбрать один из трёх вариантов создания Акта выполненных работ КС-2. Рассмотрим их подробнее:

1. Автоматически рассчитать и запроцентовать остаток.

   Как понятно из названия, при выборе этого варианта, программа будет самостоятельно определять, какой объём (количество) из каждой позиции исходной Сметы попадёт в создаваемый Акт и попадёт ли вообще.

   Этот вариант следует выбрать, если создаётся единственный или окончательный (последний при поэтапном закрытии) Акт КС-2.

   При выборе этого варианта, алгоритм вычисления объёма, который будет запроцентован в создаваемом Акте, сводится к вычислению по каждой позиции исходной Сметы "остатка", который ещё не запроцентован. Другими словами, если создаваемый Акт КС-2 - это 2-ой, 3-ий или n-ый Акт к этой Смете, то каждая позиция исходной Сметы, прежде чем попасть в создаваемый Акт, пройдёт проверку на предмет того, была ли она уже запроцентована в предыдущих Актах к этой Смете и если была, то в каком количестве. Если конкретная позиция исходной Сметы ещё не процентовалась, то она будет запроцентована полностью, на 100%, если она частично уже запроцентована - будет запроцентован "остаток", если же она уже запроцентована на все 100%, то эта позиция вообще не будет перенесена в создаваемый Акт КС-2.
   Соответственно, если создаваемый Акт - первый к этой Смете, то каждая позиция исходной Сметы будет запроцентована на 100%.

2. Задать общий процент выполнения.

   При выборе этого варианта каждая позиция исходной Сметы будет запроцентована на указанный вами процент. Задать нужный процент следует в поле, справа от надписи "Задать общий процент выполнения".

   Только одно НО! Проверка каждой позиции на "остаток", описанная в предыдущем варианте, будет производиться всегда, при выборе любого из трёх вариантов. И, если количество, вычисленное для конкретной позиции по заданному вами проценту, окажется больше, чем вычисленный для этой позиции "остаток", то позиция будет запроцентована на "остаток", а не на заданный вами процент. Если "остаток" окажется больше, чем количество, которое задано, - будет запроцентовано столько, сколько задано!

3. Задать процент выполнения по каждому разделу.

   Этот вариант, по аналогии с предыдущим, даёт возможность задать процент выполнения, процентуемый в создаваемом Акте, но уже по каждому разделу.

   При выборе этого варианта становится доступной для редактирования таблица, содержащая список всех разделов исходной Сметы. Для каждого раздела можно задать свой процент выполнения. Если задать для раздела процент выполнения = 0% или снять флажок в строке этого раздела, что одно и то же, то этот раздел вообще не будет запроцентован в создаваемом Акте КС-2.

   Для этого варианта, так же как и для предыдущего, в полной мере действует правило "Остатка".

Ещё ниже расположен флажок "Вычесть работы и ресурсы, запроцентованные в предыдущих актах" и таблица, содержащая список всех найденных в текущей рабочей книге уже существующих Актов КС-2, относящихся (созданных на основе) исходной Сметы.

Снятый флажок возле конкретного Акта, говорит о том, что расценки и ресурсы этого Акта КС-2 не будут учтены как уже запроцентованные, при вычислении "остатка", который ещё не запроцентован. Если снять галочки у всех Актов, программа создаст новый Акт КС-2 так, как будто предыдущих Актов нет вовсе. Не совсем понятно, для чего это нужно, но тем не менее такая возможность предусмотрена.

Мастер создания Акта КС-2. Шаг 2.

Установив настройки, влияющие на способ создания Акта КС-2, нажимаем кнопку "Далее >>" и переходим к шагу 2 Мастера создания Акта КС-2.

Рис.4: Мастер создания Акта выполненных работ КС-2. Шаг 2.

Шаг 2 Мастера - это не что иное, как окно "Свойства документа Акт выполненных работ КС-2" . Здесь задаются свойства создаваемого Акта, которые отображаются в "шапке" печатного документа.

Назначение представленных на этом шаге полей вполне понятно. Дадим лишь некоторые комментарии и пояснения:

1. Поскольку нумерация Актов КС-2 происходит в рамках одного Договора, программа по умолчанию устанавливает в поле "номер Акта" номер, следующий за номером последнего по порядку Акта КС-2, вне зависимости от того, на основе какой из Смет (если их несколько) этот Акт создан.

2. Дата составления Акта, равно как и дата окончания отчётного периода, по умолчанию устанавливаются как сегодняшняя.

3. Дата начала отчётного периода - это: либо дата Договора, если создаваемый Акт - первый, либо, если предыдущие Акты уже есть, это дата, следующая за той, которая является датой окончания отчётного периода предыдущего Акта выполненных работ.

4. При снятой галочке "Инвестор" строка "Инвестор" в печатном документе заполнена не будет.

5. Чтобы в строках "Инвестор", "Заказчик", "Подрядчик" печатного документа были напечатаны только название и адрес контрагента, БЕЗ указания его телефонов, установите галочку "Не печатать телефоны контрагентов в печатной форме документа".

Установив все параметры и свойства создаваемого документа нажмите "Ок".
На экране появится чисый лист с надписью:
Идёт построение Акта КС-2.
Пожалуйста ждите! Это может занять 1-2 минуты...

Действительно, создание Акта КС-2 занимает какое-то время. Это время напрямую зависит от количества строк в исходной Смете, количества уже существующих Актов КС-2, которые нужно анализировать, ну и конечно, от производительности Вашего компьютера.

В случае успешного создания Акта КС-2, Вы увидите созданный Акт выполненных работ КС-2, в случае какой-либо ошибки - сообщение о том, что произошла ошибка и создать Акт не удалось.

Правка (редактирование) Акта КС-2.

В случае создания единственного или окончательного (при поэтапном закрытии) Акта КС-2 программа всё сделает сама, т.е. запроцентует на 100% или высчитает по каждой позиции "остаток" и создаст Акт именно на этот "остаток".

В случае создания промежуточного Акта КС-2 (частичного закрытия работ), программой конечно предусмотрена возможность создать процентовку на 20, 30 или 60%, но в жизни, как правило, так не бывает, а скорее наоборот, необходимо запроцентовать каждую позицию на определённый объём, какую-то больше, какую-то меньше, а какую-то позицию и вовсе оставить на следующий этап. В этом случае следует создавать Акт КС-2 на "остаток" (по первому варианту) и после этого редактировать созданный документ вручную, изменяя соответствующим образом количество каждой позиции, а возможно и вовсе удаляя некоторые позиции или даже целые разделы.

Редактирование созданного Акта КС-2 имеет смысл только в том случае, если это - логическое продолжение процесса создания нового, причём промежуточного (при поэтапном закрытии работ) Акта.

Как видно на ленте Excel (на вкладке Смета 2007), программа предоставляет не так уж и много (за ненадобностью) инструментов для редактирования документа "Акт выполненных работ КС-2" (группа инструментов "КС-2" выделена красным прямоугольником):

Рис.5: Группа инструментов "КС-2" для работы с документом Акт КС-2.

Итак, для редактирования Акта КС-2 доступно всего две кнопки: "Удалить раздел" и "Нумерация строк". Кнопки "КС-3", предназначеная для создания документа "Справка о стоимости выполненных работ и затрат КС-3" и кнопка "М-29", предназначенная для создания документа "Ведомость списания затрат М-29", в данной статье нас не интересуют.
Для редактирования данных, расположенных в "шапке" документа, таких как начало и окончание отчётного периода, наименования Заказчика, Подрядчика и т.п., пользуйтесь окном "Свойства Акта КС-2" .

Операций, необходимых и/или возможных для редактирования Акта КС-2, всего 4:

1. Редактирование количества запроцентованого объёма.

   Если задание определённого "процента выполнения" при создании нового Акта КС-2 вам не подходит, можно, после создания программой процентовки, в ручном режиме отредактировать её, установив то количество по каждой позиции, которое необходимо.

2. Удаление позиции(й).

   Можно вовсе удалить одну или несколько позиций, если процентовать их в этой процентовке не нужно.

   Для удаления позиций специальной кнопки в программе Смета 2007 не предусмотрено, т.к. эта операция выполняется стандартными средствами Excel, т.е. в точности так, как вы это делаете всегда, когда вам нужно удалить строки с листа, а именно: выделяете одну или несколько строк внутри раздела (не затрагивая строки "Название раздела" и "Итого по разделу") и выбрав в контекстном меню команду "Удалить", удаляете эти строки.

3. Перенумерация строк.

   После удаления строк, необходимо исправить нумерацию строк. Порядковую нумерацию! Нумерация строк в столбце "Позиция по смете" не исправляется. В этом столбце каждая позиция имеет тот номер, который она имела в исходной Смете.

   Чтобы исправить ПОРЯДКОВУЮ нумерацию строк кликните на кнопке "Нумерация строк" на ленте Excel.

4. Удаление раздела.

   Устаревшая возможность. Чтобы определённый раздел не попал в создаваемый Акт КС-2, достаточно снять галочку возле этого раздела на Шаге 1 Мастера при создании нового Акта КС-2 (см. рис. 2-3)

   Но, тем не менее, чтобы удалить раздел - выделите любую ячейку внутри удаляемого раздела и воспользуйтесь кнопкой "Удалить раздел".

Операция добавления строк при редактировании Акта КС-2 не предусматривается, т.к. все строки, которые могут присутствовать в Акте, могут быть перенесены (и переносятся, если они не запроцентованы полностью в предыдущих Актах) из исходной Сметы. Работы и ресурсы, которых не было в исходной Смете, присутствовать в Акте КС-2 не должны. Если фактически выполняются работы, которые не были прописаны в Смете, то это - проблема Подрядчика и он не вправе требовать их оплаты, либо они должны были быть предварительно осмечены, согласованы с Заказчиком и каким-то образом оформлены, например Дополнительным соглашением... Но, это уже другая тема!

Правила редактирования. Что можно и что нельзя.

Первое правило, общее для всех документов:
Все действия над документами, для выполнения которых в программе предусмотрены специальные кнопки на ленте Excel (на вкладке "Смета 2007"), необходимо выполнять, используя эти самые кнопки, даже в том случае, когда это действие, как вам кажется, можно выполнить "вручную", т.е. стандартными средствами Excel.

Например, удалить раздел можно: 1) нажав кнопку "Удалить раздел" на ленте Excel, и   2) стандартными средствами Excel, выделив соответствующие строки, содержащие этот раздел, и выбрав в контекстном меню команду "Удалить", в результате которой все выделенные строки будут удалены. В принципе, если сделать всё правильно, то разницы между этими двумя способами нет. Но! Для того, чтобы воспользоваться вторым способом, нужно очень хорошо разбираться в строении и структуре документа. В противном случае, можно удалить лишнюю строку, которая при "грамотном удалении раздела" не должна удаляться или наоборот.

Ещё одно правило, так же общее для документов: Дефектовка, Смета, Акт КС-2:
Удалять строки можно только внутри раздела. Удаление любых других строк в документе не допускается.
В любом документе также не допускается удаление любых столбцов, даже если в них, как вам кажется, нет никаких данных.

В результате НЕСОБЛЮДЕНИЯ ПРАВИЛ РЕДАКТИРОВАНИЯ ДОКУМЕНТА может быть нарушена структура документа, а это, в свою очередь, может приводить к серьёзным ошибкам при выполнении каких-то других операций, в которых этот "повреждённый" документ так или иначе принимает участие. Например при создании следующего Акта КС-2 или при создании Справки КС-3 и т.д.

Окно "Свойства документа Акт КС-2".

Для заполнения данных, расположенных в шапке документа Акт КС-2, предназначено окно "Свойства документа Акт КС-2" или, т.н. окно свойств документа.

Окно свойств Акта КС-2, как и любого другого документа, создаваемого программой Смета 2007, отображается при щелчке на кнопке "Свойства документа", расположенной на вкладке "Смета 2007" ленты Excel, а так же автоматически, при выделении одной из ячеек листа, в которой содержатся данные, редактируемые при помощи этого окна.

Так же, окно свойств документа Акт выполненных работ КС-2 отображается в качестве Шага 2 Мастера создания Акта КС-2 при создании нового Акта КС-2.

Рис.6: Окно "Свойства документа Акт КС-2".

Назначение представленных в этом окне полей вполне понятно. Дадим лишь некоторые комментарии и пояснения:

1. Поскольку нумерация Актов КС-2 происходит в рамках одного Договора, программа по умолчанию устанавливает в поле "номер Акта" номер, следующий за номером последнего по порядку Акта КС-2, вне зависимости от того, на основе какой из Смет (если их несколько) этот Акт создан.

2. Дата составления Акта, равно как и дата окончания отчётного периода, по умолчанию устанавливаются как сегодняшняя.

3. Дата начала отчётного периода - это: либо дата Договора, если создаваемый Акт - первый, либо, если предыдущие Акты уже есть, это дата, следующая за той, которая является датой окончания отчётного периода предыдущего Акта выполненных работ.

4. При снятой галочке "Инвестор" строка "Инвестор" в печатном документе заполнена не будет.

5. Чтобы в строках "Инвестор", "Заказчик", "Подрядчик" печатного документа были напечатаны только название и адрес контрагента, БЕЗ указания его телефонов, установите галочку "Не печатать телефоны контрагентов в печатной форме документа".