Локальная база данных программы Смета 2007. Файл БД.

---

 

База данных программы. Файл базы данных EstDB.accdb.

Программа Смета 2007 сохраняет все данные, вводимые пользователем во время работы, а именно: расценки, материалы, контрагентов, шаблоны дефектовок, и т.п., в специальном файле Access, который называется EstDB.accdb и находится (по умолчанию) в папке "~/Документы/Смета 2007/db/" (рис.1).

Файл БД EstDB.accdb поставляется с программой Смета 2007. При установке программы Смета 2007 дистрибутив программы и все распространяемые с программой "служебные" файлы распаковываются в директорию С:/Program Files/СК Афина/Смета 2007/, а конкретно файл БД в директорию С:/Program Files/СК Афина/Смета 2007/db/EstDB.accdb.

После установки программы Смета 2007 на компьютер, в момент первого запуска Excel, все служебные файлы программы, в том числе и файл БД, копируются из директории с распакованным дистрибутивом в рабочую директорию С:/Пользователи/[имя пользователя]/Документы/Смета 2007/ (см. Рис.1) при условии, что этих файлов в рабочей директории ещё нет!

Другими словами, если файл БД EstDB.accdb уже существует в рабочей директории, то при установке обновления программы этот файл НЕ БУДЕТ ПЕРЕЗАПИСАН файлом из дистрибутива. Это сделано для того, чтобы при установке обновления программы не затереть те данные (расценки, материалы, контрагентов и т.д.), которые пользователь успел сохранить в файле БД, работая в предыдущей версии программы.

В то же время: При обновлении программы Смета 2007 до новой версии, как правило, обновляется и файл базы данных. Как правило, это происходит автоматически, в момент первого запуска Excel после установки обновления и без участия пользователя. В более или менее значительной степени может измениться структура базы данных: могут быть добавлены или удалены поля таблиц, да и сами таблицы БД.

Отсюда следует замечание: программа той или иной конкретной версии корректно работает только с файлом БД соответствующей ей версии и может приводить к ошибкам при работе с файлом БД от "другой" версии программы.
(Известны случаи, когда пользователи "делятся" своим файлом БД с другими пользователями. А поскольку версии программы Смета 2007 у "дающей" и "принимающей" стороны могут не совпадать, то у "принимающей" стороны могут возникнуть проблемы при работе с "чужим" файлом БД именно из-за несоответствия версий программы и файла БД).

Про удаление программы Смета 2007: при удалении программы, например для её переустановки, Ваши данные НЕ будут удалены! Файл базы данных, ключевой файл и все остальные служебные файлы программы, находящиеся по умолчанию в рабочей папке ~/Документы/Смета 2007/, останутся на месте. При необходимости их удалить, это нужно делать "вручную".

Файл базы данных EstDB.accdb используется программой Смета 2007 постоянно. Программа периодически считывает из него или сохраняет в нём какие-либо данные. Обращение к данному файлу происходит при открытии любого из справочников, используемых программой, при создании какого-либо документа, формируемого программой и в других ситуациях. При обращении к файлу БД программа Смета 2007 ищет его в директории, указанной в настройках программы (Рис.3).

Что ещё нужно знать про файл базы данных (далее БД):

1. Файл БД нельзя переименовывать! Имя файла БД зарезервировано программой. Он должен называться EstDB.accdb и никак иначе.

2. Файл базы данных EstDB.accdb защищён паролем. Это сделано для того, чтобы пользователи программы не могли "вручную" изменять этот файл. В нём нет ничего секретного, но база данных имеет определённую структуру, изменение которой, скорее всего, приведёт к ошибкам в процессе работы программы Смета 2007. Тоже самое касается и самих данных: например случайное (по незнанию) удаление некоторых данных, которые обязательно должны быть (например обязательных групп контрагентов), также приведёт к ошибкам и частичной или полной неработоспособности программы.

   При желании и определённой сноровке, конечно, можно снять пароль с чего угодно, но, повторюсь, вносить какие-либо изменения непосредственно в БД крайне не рекомендуется. Нужно иметь ввиду, что восстановлением "испорченных" таким образом файлов БД техподдержка не занимается! Любое добавление, изменение и удаление данных можно делать только посредством инструментов, предоставляемых программой Смета 2007.

3. Файл базы данных EstDB.accdb можно перемещать из директории по умолчанию в другую директорию, например для использования программы в офисной интрасети. После перемещения файла БД необходимо на каждом из компьютеров, работающих с этим файлом БД, в настройках программы Смета 2007 указать новое расположение файла БД.

4. В процессе работы программа Смета 2007 производит запись данных в файл БД. Поэтому, перемещая файл БД убедитесь, что папка, в которую помещаете этот файл, имеет разрешение на запись. При необходимости и, одновременно, невозможности произвести запись в файл БД программа не сможет сохранять данные в БД и будет выводить сообщение об ошибке, например такое:

   
   Рис.2 Сообщение об ошибке при невозможности записи в файл базы данных EstDB.accdb.

   Сообщение об ошибке с текстом "В операции должен использоваться обновляемый запрос" говорит именно о том, что программе не удаётся произвести запись в файл БД скорее всего потому, что сам файл БД или содержащая его папка не имеют разрешения на запись.

 
 

Настройка расположения файла базы данных.

Директория расположения файла БД в программе Смета 2007 - это настраиваемый параметр.
По умолчанию, файл БД располагается в директории С:/Пользователи/[имя пользователя]/Документы/Смета 2007/db/EstDB.accdb (Рис.1, Рис.3).

Следует помнить, что после перемещения файла базы данных в другое место необходимо изменить директорию расположения файла базы данных в настройках программы, чтобы указать программе новое расположение файла базы данных.

Чтобы посмотреть или изменить директорию файла БД откройте окно "Параметры", слева, в дереве разделов, выберите: Служебные файлы >> База данных, ключевой файл:

Если в указанной в окне "Настройки" директории файл базы данных EstDB.accdb отсутствует, то пред открытием окна "Настройки" будет отображено сообщение об отсутствии файла базы данных, изображённое на рисунке 9, а в самом окне "Настройки" будет отображаться кнопка с надписью  "Нет файла" (рис.4).

Кликните на кнопке "Нет файла". В результате будет отображено окно с сообщением об отсутствии базы данных и предоставляющее 2 варианта действий:

- Кликнув на кнопке "Создать..." вы сможете запустить Мастер создания базы данных для программы Смета 2007 версии 9.0 и экспорта данных из устаревших файлов Prices.accdb и Est.accdb.

- Щелчок на кнопке "Подключить..." в окне сообщения на рис. 7 приведёт к тому же результату, что и щелчок на кнопке "Изменить..." в окне "Настройки" (рис. 3) - будет открыто окно "Подключение к базе данных":

Чтобы изменить директорию расположения файла базы данных EstDB.accdb, кликните на кнопке с тремя точками, находящуюся справа от поля, содержащего путь к базе данных, и при помощи открывшегося после этого стандартного окна выбора файла укажите новое расположение файла EstDB.accdb.
Важно! Файл базы данных должен называться именно EstDB.accdb, тогда программа автоматически заполнит поле "Пароль для входа в БД". В противном случае пароль подставлен не будет и подключение к такому файлу будет вызывать ошибку.

 

Файл базы данных EstDB.accdb используется программой постоянно. Программа постоянно считывает из него или сохраняет в нём какие-либо данные. Обращение к данному файлу происходит при открытии любого из справочников, используемых программой, а также при создании любого документа, создаваемого программой Смета 2007. Программа ищет файл базы данных в директории, указанной в настройках программы (Рис.3). Если по каким-то причинам в указанной директории не окажется данного файла, программа выдаст сообщение об ошибке:

Появление данного сообщения говорит о том, что программа попыталась обратиться к файлу базы данных EstDB.accdb, однако не обнаружила его в указанной  директории. Как исправить эту ошибку?

- Возможно, файл действительно был случайно удалён! В этом случае его можно "восстановить", если он не удалён безвозвратно и всё ещё находится в "Корзине".

- Возможно "слетели" настройки программы! Этот случай возможен тогда, когда файл базы данных располагался не в директории по умолчанию, а в какой-то другой папке. В этом случае файл базы данных находится на своём месте, однако в настройках программы, которые "слетели", указан не верный путь к файлу базы данных. В этом случае, нужно просто проверить и, если нужно, "восстановить" настройки, указав в окне "Параметры" (Рис.3) правильный путь к фактическому расположению файла базы данных.

- Если же файл базы данных "утрачен" безвозвратно или при установке программы он по каким-то причинам просто не был создан, его можно взять из папки, содержащей дистрибутив программы Смета 2007:  C:/Program Files/СК Афина/Смета 2007/db/. Содержащийся в этой папке файл EstDB.accdb нужно скопировать и поместить в папку, указанную в сообщении об ошибке. Однако, этом случае нужно понимать, что файл EstDB.accdb, взятый из папки с дистрибутивом программы Смета 2007, не содержит пользовательских данных, которые пользователь возможно сохранял ранее в "утраченном" файле.

 

 
 

Какие ещё файлы могут находиться в папке "~/Документы/Смета 2007/db/"?

Начиная с версии 9.0.0.4 программа Смета 2007 использует в качестве базы данных один файл - это файл Microsoft Access EstDB.accdb (Рис.1).

У тех пользователей, которые впервые установили программу Смета 2007 в версии 9.1.0.*, т.е. в период после июля 2024 года, в папке ~/Документы/Смета 2007/db/ будет находиться только один файл - EstDB.accdb.

Однако, на рис.1 в этой папке находится ещё один файл: EstDB_copy_vers_9.0.0.4_from_07.05.2024г.accdb. Такой файл будет присутствовать у тех, кто ранее использовал программу Смета 2007 в версии 9.0.0.4 и обновился до версии 9.1.0.*!

При обновлении программы до версии 9.1.0.* обновляется также и файл БД. Так вот, перед тем как обновлять "рабочий" файл EstDB.accdb до следующей версии, программа делает копию этого файла, помещает её в эту же папку и называет таким вот длинным именем (если по-русски, то EstDB_копия_версии_9.0.0.4_от_07.05.2024г. Дата в названии файла у всех будет разная, т.к является датой, когда происходило обновление программы и, соответственно, была создана эта копия). Таким образом, файл EstDB_copy_vers_9.0.0.4_from_07.05.2024г.accdb является просто копией файла БД, сделанной непосредственно перед его обновлением до версии 9.1.0.* (т.е. оставшейся в версии, пригодной для использования с программой версии 9.0.0.4). Программой он не используется. Если обновление в целом прошло успешно и он "сильно мешает", его можно удалить.

У тех пользователей, кто уже несколько лет пользуется программой Смета 2007, в папке ~/Документы/Смета 2007/db/ могут находятся ещё два файла Microsoft Access - это "Est.accdb" и "Prices.accdb".

Файлы "Est.accdb" и "Prices.accdb" использовались программой Смета 2007 до версии 8.6.10.56 включительно. На настоящий момент эти файлы являются устаревшими и не используются программой. Тем не менее, следует пояснить назначение этих файлов:

Файл Microsoft Access Est.accdb являлся базой данных для Справочника контрагентов. В нём хранились данные о контрагентах, их расчётных счетах, Справочник банков, а также наборы строк Лимитированных затрат, используемых в документе Дефектовка.

Файл Prices.accdb использовался в качестве базы данных для Справочника расценок, Справочника материалов и Справочника единиц измерения, а начиная с версии 8.6.10.50, ещё и Справочника шаблонов Дефектовок.

Файл EstDB.accdb, по сути, объединяет в себе оба ранее использовавшихся файла. Процедура объединения ранее использовавшихся файлов в один, включая экспорт данных в единый файл базы данных EstDB.accdb, выполняется при обновлении программы с версии 8.6.10.56 до версии 9.0.0.* и подробно описана на странице Создание базы данных для программы Смета 2007 версии 9.0.